OpenOffice et PDF

PDF hybride : ODF et PDF

OpenOffice, LibreOffice, NeoOffice, les différentes distributions de la suite bureautique open source offrent une fonctionnalité méconnue alors qu’elle est quasiment révolutionnaire concernant la gestion des fichiers, leur diffusion et leur archivage. C’est une nouvelle façon de penser leur organisation qui s’offre aux utilisateurs.

Cette fonction se cache dans les profondeurs de la boîte de dialogue d’exportation en PDF, elle se présente sous la forme d’une case-à-cocher libellée Créer un fichier hybride. ou Incorporer le fichier Open Document, ou autre. Selon les versions et les distributions.

Il faut comprendre : créer un fichier qui incorpore les deux formats dans un seul, celui de OpenOffice (ODF) + le PDF (en version 1.4). Un peu à la manière dont Adobe Illustrator ou Adobe Photoshop incorporent leurs “données privées” dans les fichiers PDF qu’ils génèrent. Ce sont en fait des PDF qui restent pleinement compatibles avec leur logiciel créateur et qui sont également compatibles avec tous les logiciels lecteurs de PDF.

L’avantage est évident : un tel fichier peut être transmis tel quel à n’importe quel correspondant par les voies numériques habituelles. Le correspondant pouvant le visualiser et même le modifier à la seule conditions d’utiliser Adobe Reader et/ou OpenOffice, qui sont deux logiciels gratuits et multi-plateforme (Windows, Mac, Unix-Linux).

Cela permet également de n’avoir qu’une seule et même version d’un fichier au lieu d’en avoir deux (la version ODF éditable, et la version PDF pour transmission/archivage), d’où un gain de place et une gestion des fichiers grandement facilitée.

Suprême raffinement, OpenOffice permet d’enregistrer les PDF à la norme PDF/A. Egalement connue sous le nom de norme ISO-19005, son but est de garantir la pérennité des fichiers sur une centaine d’années. La problématique de l’archivage numérique ne faisant que progresser c’est là un atout non négligeable que nous propose OpenOffice pour la gestion quotidienne de nos documents.

A noter que dans tous les cas OpenOffice s’appuie sur des formats ouverts et pérennes puisque le format OpenDocument (ODF) est une norme OASIS** et que le format Portable Document Format (PDF) est la norme ISO-32000***.
Et comme le fichier hybride contient les deux…

Il faut aussi savoir que les fichiers PDF hybrides peuvent être modifiés et enregistrés sans problème avec Adobe Acrobat, par contre il faut bien faire attention qu’un enregistrer-sous sera irrémédiablement fatal aux données ODF du fichier.

Les options d’exportation en PDF de OpenOffice :

Les options d’exportation en PDF de LibreOffice :

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Si ces options ne sont pas disponibles dans votre logiciel c’est très certainement parce-qu’il lui manque Sun PDF Import Extension dont c’est une des nombreuses fonctionnalités, en effet cette extension gratuite n’est pas installée par défaut dans toutes les distributions de OpenOffice (menu Outils > Gestionnaire des extensions) :

** OASIS est l’une des quelques organisations autorisées par l’ISO à proposer ses standards suivant la procédure « PAS » (Publicly Available Specification, ou spécification publiquement disponible), qui évite qu’un comité technique de l’ISO ait à dupliquer celui de l’OASIS. (Source : https://fr.wikipedia.org/wiki/Organization_for_the_Advancement_of_Structured_Information_Standards

*** Les normes PDF sont comme un jeu de poupées russes : la norme ISO-32000 (PDF 1.7) intègre toutes les versions précédentes du format PDF et toutes les normes antérieures. Le PDF 1.4 utilisé par OpenOffice répond donc à cette norme, tout comme les PDF/A qui répondent donc à la fois à la norme ISO-19005 et à la norme ISO-32000.