Normes PDF : PDF/A - ISO 19005 (PDF for Archiving)

PDF/A, pour Archivage (PDF for Archiving) est la norme ISO 19005

Ce sont des documents PDF optimisés pour la préservation à long terme.

Norme ISO 19005 ratifiée en octobre 2005, PDF/A a été mise au point par un groupe de travail constitué d’Adobe et de nombreux autres acteurs institutionnels et sectoriels. Elle facilite grandement la mise en conformité avec l’obligation de conservation des documents incombant aux entreprises.

Aujourd’hui de plus en plus de documents sont archivés électroniquement et tous ceux qui travaillent avec des ordinateurs depuis plusieurs années savent combien la réutilisation d’un fichier archivé peut devenir un véritable casse-tête…

Pensez aussi à tous ces “vieux” fichiers créés il a une dizaine d’années avec des logiciels qui n’existent plus et qui ne sont pas reconnus par les actuels.

Pour les établissements qui archivent des centaines ou des millions de documents électroniques il devenait crucial de pouvoir s’appuyer sur une norme :

qui préserve l’aspect original des documents,
qui soit publique et (correctement) documentée,
qui soit indépendante de tout éditeur de logiciel et de tout système d’exploitation,
qui soit autonome, c’est-à-dire sans requérir des données externes au fichier pour être utilisable,
dont le contenu puisse être recherché et indexé.

Le format PDF répondant à ces caractéristiques, il a été défini un sous-ensemble de règles destiné à assurer la pérennité des fichiers pendant une centaine d’années.

Ce sous-ensemble s’appelle PDF/A et son développement est entre les mains de l’organisation ISO.

• PDF/A-1a (ISO 19005-1)

Seule l’intégrité visuelle du document est prise en compte. Basée sur les spécifications du format PDF 1.4

• PDF/A-1b (ISO 19005-1)

Basée sur les spécifications du format PDF 1.4, le contenu du fichier est incorporé en étant balisé (tagged content). Ce qui signifie que le fichier contient la description de l’apparence visuelle du document et qu’en plus il contient aussi sa description logique :

spécification de la langue dans les métadonnées,
structure de document hiérarchique,
structure du texte balisée et texte alternatif pour les images et les symboles,
encodage de caractères utilisant Unicode.

Ce qui facilite d’autant toutes les opérations de recherche et d’indexation.

• PDF/A-2 (ISO 19005-2)

Basée sur les spécifications du format PDF 1.7 (ISO 32000-1) et publiée en 2011, PDF/A-2 ajoute à la norme le support des nouvelles fonctionnalités ajoutées au format PDF depuis la version 1.4, dont :

la compression JPEG 2000 pour les images,
les effets de transparence et des calques,
l’incorporation de polices de caractères OpenType,
les dispositions relatives aux signatures numériques conformément aux signatures électroniques avancées dans PDF (PDF Advanced Electronic Signatures – norme PAdES),
l’ajout en pièces jointes de fichiers PDF à la norme PDF/A, ou bien de fichiers en format texte seul (TXT).

Il y a trois niveaux de conformité. PDF/A-2a et PDF/A-2b correspondent aux niveaux de conformité a et b de la norme PDF/A-1, et un nouveau niveau de conformité, PDF/A-2u, représente la conformité de niveau B (PDF/A-2b) avec l’exigence supplémentaire que tout le texte du document ait un mappage Unicode.

• PDF/A-3 (ISO 19005-3)

Publiée en 2012, PDF/A-3 est identique à PDF/A-2, elle ajoute juste le support de tout type de format de fichier pour les pièces jointes.

• PDF/A-4 (ISO 19005-4:2020)

Cette norme prend en compte les nouvelles fonctionnalités et d’autres modifications associées au format PDF 2.0, y compris les intentions de sortie au niveau de chaque page et les améliorations du balisage. Elle permet donc d’archiver les fichiers PDF 2.0 sans perte de fonctionnalités. Cette norme introduit également l’archivage de certains types de contenus non statiques contenus dans les documents PDF, tels que les champs de formulaire, le contenu 3D et les scripts JavaScript. Comme elle distingue les fichiers contenant un contenu interactif, cette norme répond à la demande du marché en facilitant la préservation de plus d’informations dans les fichiers. Ces possibilités permettent de prendre en charge la préservation à long terme des formulaires dynamiques, des documents d’ingénierie et de CAO (en doublon avec la norme PDF/E) et ne diminue en rien les utilisations d’archivage traditionnelles de PDF/A.

Les obligations suivantes s’appliquent aux fichiers PDF/A :

Les fichiers PDF/A sont autonomes et ne doivent référencer aucun contenu externe.
Un marqueur doit indiquer que le fichier PDF est un PDF/A, ainsi que sa variante.
Bien que non-obligatoire la présence de métadonnées “cohérentes” est fortement recommandée.

Comment créer un fichier PDF/A ?

Actuellement le plus simple est certainement d’utiliser Adobe Acrobat Pro (version 8 ou ultérieure), PDF Studio, Callas pdfaPilot, ou l’un des nombreux autres logiciels qui gèrent cette norme.