Le PDF parfait : Index incorporé

L’art et la manière de présenter un fichier PDF qui soit le plus agréable possible à l’utilisateur final 

Lorsqu’on effectue une recherche à l’intérieur d’un PDF

, par défaut elle s’effectue en balayage. C’est-à-dire que le logiciel parcourt l’intégralité du document à chaque fois, et on imagine facilement le temps infini qu’il faudrait pour obtenir les résultats d’une simple recherche lancée dans un long PDF contenant 14864 pages de texte…

Quand on doit délivrer des documents PDF on peut améliorer le ressenti de l’utilisateur en lui fournissant rapidement les résultats de ses recherches, parce-que l’utilisateur trouvera toujours normal d’obtenir des retours instantanés, c’est l’inverse qu’il ne considérera pas comme normal.

D’où l’intérêt de constituer préalablement un index, c’est-à-dire une base de données dans laquelle s’effectueront les recherches et dans laquelle les références pointent directement sur les pages qui les contiennent.
Ainsi, lors de l’utilisation, les retours des résultats de recherche sont quasiment instantanés, quels que soient le nombre de documents et le nombre de leurs pages.

Depuis la version 8 d’Acrobat il est possible d’intégrer un Index incorporé dans un fichier PDF.  Index incorporé qui a le mérite de la simplicité absolue parce qu’en général l’utilisateur final ne soupçonne même pas sa présence, alors qu’il en bénéficie sans le savoir.

Un Index incorporé est une base de données dans laquelle s’effectueront les recherches, et les retours sont quasiment instantanés quel que soit le nombre de pages du document.

L’Index incorporé vaut à l’intérieur d’un seul fichier PDF, et donc aussi pour tous les fichiers éventuellement contenus en pièce-jointe, quel que soit leur format (TXT, RTF, DOC, XLS, INDD, AI, PSD, QXP, etc.).

Bien entendu, là où le concept d’index incorporé livre tout son potentiel c’est dans les Porte-documents PDF que l’on peut créer avec Acrobat et utiliser avec Adobe Reader (version 8 et ultérieure).

Comme son nom l’indique, le Porte-documents PDF est un type de fichier PDF qui contient d’autres documents numériques, de type PDF ou autre, et qui les présente dans une superbe interface définie par le créateur. Contrairement au PDF “de base” qui ne sait présenter ses pièces-jointes que sous forme d’une liste dans un panneau.

L’Index incorporé vaut à l’intérieur d’un seul Porte-documents PDF, et donc pour tous les fichiers qu’il contient, quel que soit leur format (TXT, RTF, DOC, XLS, INDD, AI, PSD, QXP, etc.).

Ainsi l’utilisateur final a juste à saisir les termes de sa recherche pour obtenir des retours instantanés, sans devoir faire autre chose que de profiter de la superbe interface qu’il a devant les yeux.

Acrobat 8 et 9 : pour constituer un Index incorporé dans un document PDF ou dans un Porte-documents PDF : menu Options avancées > Traitement du document > Gérer l’index incorporé > Incorporer l’index.

Acrobat X et XI :

• pour constituer un Index incorporé dans un document PDF cela se passe dans le panneau : Traitement du document > Gérer l’index incorporé > Incorporer l’index.
• pour constituer un Index incorporé dans un Porte-documents PDF il faut préalablement afficher sa Page de couverture pour que le panneau soit accessible : menu Affichage > Porte-documents > Page de couverture.

Depuis Acrobat X

, avec les Actions on peut automatiser l’incorporation d’un Index incorporé de façon simple grâce à cette nouvelle coche présente dans les Options de sortie :

On peut voir l’Index incorporé en application dans les Porte-documents PDF de démonstration.